HR Filing System Digital: Lebih Aman, Hemat Waktu

🗂️ HR Filing System Digital: Lebih Aman, Hemat Waktu

📁 Masih Simpan Data Karyawan di Map Fisik?

Kalau kamu masih mengandalkan tumpukan map folder dan dokumen karyawan yang disimpan di lemari, waktunya upgrade ke sistem digital. Kenapa? Karena selain rawan hilang, cara manual seperti ini makan waktu dan bikin stres saat butuh data cepat.

🧠 Apa Itu HR Filing System Digital?

HR Filing System Digital adalah sistem penyimpanan dokumen SDM (Sumber Daya Manusia) berbasis digital. Mulai dari data pribadi karyawan, kontrak kerja, slip gaji, surat cuti, hingga dokumen pajak bisa diakses kapan saja dari satu platform terpusat.

Dengan sistem seperti di Hubkolo ERP, semua dokumen penting bisa diatur, dicari, dan diakses hanya dalam beberapa klik.

🔐 Keamanan Jadi Prioritas

Dokumen SDM itu sensitif. Ada data pribadi, gaji, hingga NPWP dan BPJS. Sistem digital dari ERP seperti Hubkolo memiliki fitur:

• Enkripsi data

• Hak akses terbatas per user

• Riwayat akses (siapa mengakses dokumen dan kapan)

• Backup otomatis

Jadi, tak perlu takut dokumen tercecer atau diakses orang yang tidak berwenang.

⏱️ Hemat Waktu = Produktivitas Naik

Dengan sistem manual, mencari 1 dokumen bisa makan waktu 10–30 menit.
Dengan sistem digital? Kurang dari 10 detik.

Kamu bisa:

• Mencari dokumen berdasarkan nama, jenis, atau tanggal

• Unduh langsung saat dibutuhkan

• Kirim dokumen ke karyawan via sistem, tanpa print & scan ulang

🔁 Semua Terintegrasi

HR Filing System di ERP seperti Hubkolo terhubung langsung dengan modul lain:

• Payroll: dokumen slip gaji otomatis tersimpan

• Cuti & Absensi: surat cuti otomatis di-generate dan dicatat

• Rekrutmen: dokumen onboarding langsung masuk ke sistem

Kamu nggak perlu input manual atau menyimpan file terpisah di Google Drive atau laptop HR.

📊 Laporan & Monitoring Lebih Mudah

HR bisa langsung melihat:

• Dokumen mana yang belum lengkap

• File mana yang akan kedaluwarsa (misal kontrak kerja)

• Data siapa yang perlu diperbarui

Tanpa harus buka file satu per satu.

🚀 Cocok untuk Semua Skala Bisnis

Baik kamu punya 10 karyawan atau 1.000, sistem ini bisa diatur sesuai kebutuhan. Bahkan UMKM pun bisa mulai dari fitur dasar dan berkembang seiring bisnis tumbuh.

🎯 Kesimpulan

Digitalisasi dokumen HR bukan hanya soal “ikut tren”, tapi soal efisiensi kerja dan keamanan data.
Dengan HR Filing System digital dari Hubkolo ERP, kamu bisa:

• Bebas dari ribetnya kertas dan map

• Menjamin keamanan data SDM

• Fokus ke hal yang lebih strategis, bukan urus dokumen terus

Yuk, mulai sekarang—tinggalkan lemari arsip dan beralih ke sistem HR yang lebih cerdas.